目　的

第一条　この規約は、ソニックシティ貸出施設の指定管理者である公益財団法人埼玉県産業文化センター（以下「当財団」という）が管理・運営する施設・設備・備品（以下「各施設」という）を、円滑かつ適正に利用していただくために必要な事項を定めたものです。

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利用申請・利用申込み

第二条　施設を利用しようとする方（以下「利用者」という）は、別に定める「埼玉県産業文化センター利用申請書」、「大宮ソニック市民ホール利用許可申請書」、「ソニックシティ展示場・会議室利用申込書」（以下「申請書」という）を当財団に提出することにより、利用許可又は利用承認を受けていただきます。

２　利用者には、申請時に当財団が求めた場合は、以下の書類を提出していただきます。
（１）登記簿謄本の写し。
（２）他会場での利用実績と、その時のプログラム（利用計画書）。
（３）利用者が個人の場合は、特に、他会場での利用実績や具体的な利用計画書。

３　申請は、原則として各施設の利用者が直接、主催者として行っていただきます。

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申請書の審査及び受理

第三条　当財団は、申請書を審査し、その内容が次条に定める「利用の制限」に該当すると認められる場合は、申請書を受理しません。

２　申請書の内容が、次条に該当しないと認めるときは、申請を受理し、申請書控えと振込依頼書（請求書）を利用者に発行いたします。

３　第八条に定める利用許可書、又は利用承認書の発行により、施設の利用が確定します。

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利用の制限

第四条　当財団は、利用の内容が次の各号に該当する場合、各施設の利用を許可・承認することができません。
（１）公の秩序、又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められるとき。
（２）集団的に、又は常習的に反社会的行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき。
（３）法律、条例、規則、管理要領及びこの規約等に反するとき。
（４）各施設などを損傷・滅失するおそれがあるとき。
（５）申請書に虚偽の記載があるとき。
（６）各施設の他の利用者に不都合や支障が生じるおそれがあると認められるとき。
（７）その他、各施設の管理・運営上支障があると認められるとき。

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施設の利用料金及び利用時間

第五条　施設の利用料金及び利用時間は、別に定める各施設の「利用料金表」のとおりです。

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施設利用料金の納入

第六条
（１）現金又は振込依頼書（請求書）による銀行振込で、納入期限内にお支払いください。
（２）施設利用料の納入期限は、振込依頼書（請求書）発行から１５日後です。
（３）既納の利用料金は、原則として還付いたしません。ただし、施設の管理上特に必要があるため、利用の許可・承認を取り消した場合はこの限りではありません。

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利用の変更及び取消

第七条　利用の日時、目的、内容等を変更し、又は利用を取り消そうとするときは、所定の届け出をし、当財団の許可・承認を受けていただきます。なお、変更の内容によっては、これを認めない場合があります。

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利用の許可・承認

第八条　大ホール、小ホール、国際会議室、大宮ソニック市民ホール、展示場については、利用料金を全額納入していただき、当財団職員との利用打合せ及び関係官庁への届出が終了し、利用が円滑に実施されることを確認した後、利用許可書又は利用承認書を交付いたします。

２　会議室については、利用料金を全額納入していただき、当財団が納入を確認できた時点で、利用承認とさせていただきます。

３　当財団の利用許可書・承認書の発行により、各施設の利用が確定したことになります。利用期間中、提示を求めることがありますので、各施設の利用終了まで保管してください。

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利用許可・利用承認の取消・制限

第九条　ご利用内容が次のいずれかに該当するときは、利用許可又は利用承認を取り消し、もしくは利用中止の措置を取ることがあります。
（１）各施設の利用権を第三者に譲渡、転貸、売買したとき。
（２）公の秩序、又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められるとき。
（３）集団的に、又は常習的に反社会的行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき。
（４）法律、条例、規則、管理要領及びこの規約等に反したとき。
（５）各施設などを損傷・滅失するおそれがあるとき。
（６）申請書の虚偽の記載が判明したとき、又は利用を許可・承認した目的・内容と異なる目的・内容で利用しようとするとき。
（７）当財団や関係官庁への届け出書類に不備があるとき。
（８）当財団職員の指示に従わなかったとき及び、施設管理上支障があると認められるとき。
（９）所定の期日までに利用料金を納入していないとき。

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禁止事項

第十条　当財団は、施設内及び敷地内での下記の行為を禁止します。
（１）利用許可・承認を受けていない施設への立ち入り。
（２）火気・危険物・動物・その他施設管理上不適切であると認められる物品の持込み。
（３）暴れる、物を投げる、飛び跳ねる、観客の頭上に飛び込む、客席から身を乗り出すなどの危険な行為。
（４）大ホール２階席最前列における前号の行為、及び身体落下の危険につながる、これらに準ずる行為。また、１階席へ物を落下させること。
（５）指定場所以外での喫煙、飲食。
（６）避難口及び避難通路の閉鎖。
（７）各施設を破損または汚損する行為。
（８）騒音、悪臭、振動を発する行為。
（９）ゴミ及び持込み物の放置。
（10）指定車輌以外での搬入出。

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利用者の義務

第十一条　前条の禁止事項を遵守し、来場者に対して徹底すること。

２　利用者は、必要な業務を適切に遂行できる地位にある方を「会場責任者」として選任すること。会場責任者は、利用時間内は施設に常駐（所在を明確に）し、利用施設及び催事全般について適切な管理を行うこと。

３　通常の警備・人員整理についてだけでなく、災害・緊急事態発生時に備えて来場者の避難、誘導、緊急連絡、応急処置などについて、綿密な計画を立てるとともに当日の係員に徹底すること。
（１）災害や事故などに備え、開場前に避難口・避難誘導方法・消火器の位置などをあらかじめ確認すること。
（２）災害発生の際、利用者は当財団職員と連携して、来場者の避難誘導を行うこと。
（３）利用者は、利用時間内の利用施設の管理、来場者の整理・案内、盗難・火災・事故の防止、急病・けが人発生時の対応等に対して、放送設備の利用など必要な対策を講じ、適切に対応すること。また、利用施設につながる場所においても、利用者の責任で来場者の整理・案内、急病・けが人発生時の対応を行うこと。
（４）多数の来場者があるとき、及び催事の内容により必要がある時は、利用者が警備会社等への委託又は警備担当者を配置し、事故・盗難等の防止をすること。
（５）利用時間内に利用施設内において発生した事故等については、利用者・催事関係者のみならず来場者の行為に起因する事であっても、すべて利用者側で責任を負うこと。
（６）万一に備え、利用者は必要に応じて適切な保険に加入すること。

４　利用者は、当財団職員の指示に従うこと。

５　利用者は、利用を終了したときは、速やかに原状に戻すこと。

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賠償及び免責

第十二条　各施設の管理・運営等において、利用者及びその関係業者や来場者に起因する損害が発生したときは、利用者にその損害額を賠償していただきます。

２　利用者が、この規約に記載されている事項及び施設利用等に関する当財団との打合せに違反し、損害が発生した場合も、前項と同様に損害額を賠償していただきます。

３　施設の利用に伴う人身事故及び物品・展示品等の盗難・破損事故などの全ての事故について、当財団に重大な過失が無い限り、当財団は一切の責任を負いません。

４　利用許可又は承認の取消し、もしくは利用中止の措置により、利用者及びその関係業者や来場者に損害が生じる場合があっても、当財団はその責任を負いません。

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管理責任

第十三条　利用者は、施設内の秩序を乱し、もしくは他の来場者に迷惑を及ぼし、又はこれらのおそれのある者の入場を防止してください。また、これらの行為を行った者を退去させてください。

２　エレベーター・階段・ドア・机・いす等、その取り扱いに特別な資格を要さない設備・備品の利用に際しては、利用者は催事関係者及び来場者が適切に利用するよう、運用・管理を行ってください。

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職員の立ち入り

第十四条　施設管理上必要があると認められるときは、当財団職員及び当財団関係者がご利用会場に立ち入らせていただきます。

1　受付開始

ご利用日の6か月前の月の初日（1月のみ4日から）。大・小ホール、国際会議室、展示場と同時利用する場合は、6か月以前でもその申込みと同時に受付いたします。
（受付開始日午前9時までにご来館の方で、利用希望日が重複する場合は抽選をいたします。）
ただし、当該日が、土・休日のときは、平日の翌営業日になります。
お申込みは受付開始日のみ午後１時から受付いたします。

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2　受付時間

午前9時から午後5時まで（平日）
休館日を除きソニックシティ利用受付窓口
（公益財団法人埼玉県産業文化センター事務室・ビル5F）で受付いたします。
インターネットでのお申込みは午前6時から午前0時まで

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3　申込方法

利用申し込みは、インターネットから受け付けています。ホームページの「施設予約・空室検索」で空き状況をご確認の上、お申し込みください。
予約には、事前に「利用者登録」が必要です。なお、初めてご利用いただく方は「初回利用者（担当者）専用確認書」も併せてご提出ください。

【申込時の注意事項】
・利用時間には、催し物の準備・撤去の作業時間を含みますので、余裕をもってご予約 ください。なお、お客様で修正したレイアウトの現状復旧の必要はございません。
・備品の追加・変更は、前日の営業時間内にご連絡ください。利用当日の取消はできません。なお、在庫がある場合は、当日の追加は可能です。
・備品はお部屋に準備いたしますが、設置や操作はご利用者様でお願いします。利用終了後は、そのままで構いませんが、窓口貸出備品（延長コード等）は、窓口にご返却ください。

4　利用時間

午前／9：00～12：00
午後／13：00～17：00
夜間／17：30～21：30
1日／9：00～21：30
*準備・後片付けの時間も利用時間に含まれます。
*レイアウトはスクール型・ロ型から選べます。レイアウトを変更した場合、使用終了後の原状復旧の必要はありません。
*連続して利用できる期間は、原則として5日間です。

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5　休館日

12月29日から翌年1月3日まで、2月第2日曜日及びその翌日並びに8月第1日曜日及びその翌日。なお設備点検等のため臨時に休館することがあります。

○施設の利用料は、現金・クレジット（VISA・マスター）もしくは請求書により納期限までにお支払いください。
○附属設備使用料・超過料金は当日現金でご精算ください。

〇次のビル館内規則を遵守してください

1　防災・防犯のための禁止事項

・ビル内に劇毒物・発火性・引火性・爆発物の危険物を持ち込みまたは貯蔵すること
・ビル内で裸火（石油ストーブ、カセットコンロ等）を使用すること
・喫煙室（1F）以外の共用部で喫煙すること
・避難階段、避難通路（含む共用部）、防火シャッター下部、防火戸前に物品を置くこと
・出入口扉をクサビ等で常時開放すること

2　共用部使用にあたっての禁止事項

・共用部の不法占拠、又は共用部に物品を放置すること
・共用部での集会・物品販売・その他これに類する行為を行うこと

3　その他建物敷地使用にあたっての一般的禁止事項

・ビル入居者の営業・業務を妨害するような行為を行うこと
・敷地内・ビル内でチラシ・ビラなどを配布すること
・オフィス用エレベーター・駐車場用エレベーター・エスカレーターで台車の荷物
を運搬すること
・危険箇所（機械室・屋上等）へ立ち入ること
・所定の場所以外に駐車すること
・ビル内に宿泊すること
・ビル内で料理・洗濯すること
・ビル内に不潔・悪臭・異臭の物品を持ち込みまたは貯蔵すること
・ビル内に動物を持ち込みまたは飼育すること
・ビル内に自転車（折り畳み式を除く）を持ち込むこと
・届出のない禁止行為を無断で行うこと
・その他、ビル内の安全・品位の保持、または施設管理を損なう行為、ならびに他人に迷惑不快
を及ぼす行為を行うこと

次のいずれかに該当する場合は、事前に申し出てください。
○器物の搬入、搬出をする場合。
○電気を使用する器具をお持込みになる場合。
○会議、研修、講演、セミナー、面接以外の目的でご利用になる場合。

飲食のお申込みについては、指定業者・ラウンジソニック（TEL 048-647-4004）またはパレスホテル大宮（TEL 048-647-3300）までご注文ください。
*室内へ外部からの飲食の持込みは、お断りしております。

○施設の見学をご希望の方は、必ず事前にお問い合わせください。
○希望日の7日前から見学予約が可能です。
○見学可能時間は、平日の受付時間内となります。

1　鍵の受渡し

お申込みになった担当者の方は、当日部屋の鍵を5F・利用受付（財団事務室）までお受取りにお越しください。鍵をお渡しできる時刻は、ご利用時間帯の10分前からとなります。ご利用後は鍵を閉めて受付までお持ちください。返却時をもってご利用終了時刻とさせていただきます。

2　利用の延長

ご利用時間はお守りください。万一延長されたいときは、次の利用者に支障のない場合に限りご利用できます。ただし、ご利用日当日以外のお申込み及び夜間の延長はできません。

3　電話の取次ぎ

電話を取り次がないでほしいときや複数の施設をご利用の場合で、取次窓口があるようなときは、あらかじめ受付窓口にお知らせ願います。なお、各室への伝言取次はいたしませんのでご了承ください。

4　受付・案内

各階とも、エレベーターホール・ロビー・通路に受付用のテーブル等は設置できません。利用会場内に、場所を確保して下さい。（テーブル・イスを増やすことはできませんのでご了承ください。）
また、各部屋に常設されている案内板は、エレベーターホール及びロビーに設置できません。各部屋の出入口付近の通路に置いてください。

ご利用についての変更・取消などがある場合は、すみやかに連絡いただくとともに、直接窓口にご来館いただくかメールで、所定の手続きをとってください。(riyou@sonic-city.or.jp)

1　利用の変更

変更は利用日の30日前までに手続きをお願いします。それ以降の変更については、納めていただいた当初の利用日の利用料はお返しできません。利用日や利用施設の変更は、1回限りにお願いします。ただし、変更先については、当初の利用日の前後30日までの期間内とし、再度の変更はできません。これ以外の変更は取消扱いになります。

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2　利用の取消（取消日：利用当日の前日から起算してさかのぼって）

未入金の場合は所定の取消料をご請求いたします。

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