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公益財団法人埼玉県産業文化センター個人情報保護方針

 当財団は、個人情報の重要性を認識し、お客様をはじめ、当財団に関係する皆様の個人情報を確実に保護するため、以下の取組を行います。
 また、当財団が所有する個人情報に関して適用される法令、条例等を遵守するとともに、適切な運用が実施されるよう管理を行い、個人情報保護の取組を継続的に見直し、改善していきます。

1  個人情報の取得

事業上必要な範囲に限定して適法かつ適正な方法で、個人情報を取得します。
その取得 時には、取得と利用の目的、お客様に対する窓口を明確にして、個人情報を取得します。
当財団は、主にお客様に提出いただくソニックシティホールメンバーズ入会申込書や各種施設の利用申請書により個人情報を取得します。また、提供するサービスに関連して個人情報を取得することがあります。

2  利用目的の特定

個人情報は、法令等に基づく命令などを除いて、お客様の同意を得た範囲外の利用、提供はいたしません。

また、お客様から取得する個人情報は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます。
(1) ソニックシティホールメンバーズへの登録確認、主催・共催・後援事業のご案内
(2) 主催事業斡旋のためのご案内、チケットの郵送
(3) 施設利用内容に関する連絡・確認、お問合せ、ご質問への回答、代金のお支払い、利用促進に関するご案内、付帯サービスご利用に関するご連絡・ご案内
(4) サービス改善のためのアンケート調査の実施
(5) ソニックシティ催事情報への掲載のご案内
(6) 上記のほか、当財団の事業を実施するため

3  保有する個人情報

当財団が保有する個人情報には、次のようなものが含まれます。

  ・ 氏名、住所及び電話番号 ・ 年齢、性別、勤務先名称・住所・電話番号、口座情報

4  従業者の監督

個人情報について、安全管理が図られるよう取扱いを定めるとともに、管理責任者を設置し、適切な監督・保護を行います。

5  安全管理措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などの防止、
その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

6  委託先の監督

個人情報を取り扱う業務の一部を委託する場合は、業務委託先の適格性を十分に審査するとともに、個人情報を取得するときの同意に基づく利用、提供、安全管理が図られよう、委託先に対する適切な契約や指導・監督を行います。

7  開示・訂正等

個人情報の開示、訂正、提供範囲の変更や削除をご本人から依頼された場合には、合理的な範囲で速やかに対応します。
なお、個人情報の開示・訂正等の窓口につきましては、下記の「お問合せ先」をご覧ください。

8  苦情・相談

当財団の個人情報の取扱についての苦情・相談につきましては、下記の「お問合せ先」をご覧ください。

   平成17年4月
 公益財団法人埼玉県産業文化センター
  【お問合せ先】
   ソニックシティホールメンバーズ関係: 事業企画課
   各種施設利用関係: 利用推進課
   上記以外: 総務経理課
   住  所 〒330-8669 さいたま市大宮区桜木町1-7-5
   電話番号  ・048-647-4034(事業企画課)
   ・048-647-4161(総務経理課)
   ≪利用推進課≫
    ・048-647-4111(利用全般)
   ≪誘致推進課≫
    ・048-647-4558(大会・学会・コンベンション利用)
   受付時間  9:00~17:00(月~金)

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 公益財団法人埼玉県産業文化センター個人情報保護規程

(趣旨)
第1条 この規程は、埼玉県個人情報保護条例(平成16年埼玉県条例第65号)第59条の規定に基づき、公益財団法人埼玉県産業文化センター(以下「センター」という。)による個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めるものとする。

(定義)
第2条 この規程において「個人情報」、「個人情報取扱事業者」、「個人データ」、「保有個人データ」又は個人情報について「本人」とは、それぞれ個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項又は第3項から第6項までに規定する個人情報、個人情報取扱事業者、個人データ、保有個人データ又は本人をいう。

(センターの責務)
第3条 センターは、個人情報保護法第2条第3項第5号の規定にかかわらず、同法及び同法第7条に規定する個人情報の保護に関する基本方針の定めるところにより、個人情報取扱事業者の遵守すべき義務を遵守し、個人情報取扱事業者が講ずべき個人情報保護のための措置を講ずるものとする。

(利用目的の特定)
第4条 センターは、個人情報を取り扱うに当たって、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。
 2 センターは、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)
第5条 センターは、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 センターは、解散その他の事由により他の出資法人(埼玉県が出資その他の財政支出等を行う法人をいう。)等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を
  遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)
第6条 センターは、偽りその他不正な手段により個人情報を取得してはならない。

(取得に際しての利用目的の通知等)
第7条 センターは、個人情報を取得した場合、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
2 センターは、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 センターは、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより財団の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

(データ内容の正確性の確保)
第8条 センターは、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

(安全管理措置)
第9条 センターは、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損防止その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

(従業者の監督)
第10条 センターは、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

(委託先の監督)
第11条 センターは、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

(第三者提供の制限)
第12条 センターは、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2 センターは、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。

(1) 第三者への提供を利用目的とすること。
(2) 第三者に提供する個人データの項目
(3) 第三者への提供の手段又は方法
(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

3 センターは、前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1) センターが利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 解散その他の事由による事業の承継に伴って埼玉県知事の許可を得て個人データが提供される場合
(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

5 センターは、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

(保有個人データに関する事項の公表等)
第13条 センターは、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くものとする。

(1) センターの名称
(2) すべての保有個人データの利用目的(第7条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
(3) 次項、次条第1項、第15条第1項又は第16条第1項若しくは第2項の規定による求めに応じる手続(第19条第2項の規定により手数料の額を定めたとき
 は、その手数料の額を含む。)
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「個人情報保護法施行令」という。)第5条に規定するもの

2 センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2) 第7条第4項第1号から第3号までに該当する場合

3 センターは、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

(開示)
第14条 センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、本人に対し、個人情報保護法施行令第6条に規定する方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) センターの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合

2 センターは、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
3 他の法令の規定により、本人に対し第1項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。

(訂正等)
第15条 センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加及び削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
2 センターは、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。

(利用停止等)
第16条 センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第5条の
 規定に違反して取り扱われているという理由又は第6条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 センターは、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第12条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 センターは、第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

(理由の説明)
第17条 センターは、第13条第3項、第14条第2項、第15条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

(開示等の求めに応じる手続)
第18条  センターは、第13条第2項、第14条第1項、第15条第1項又は第16条第1項若しくは第2項の規定による求め(以下この条において「開示等の求め」という。)に関し、個人情報保護法施行令第7条に規定するところにより、その求めを受け付ける方法を理事長が別に定めるものとする。この場合において、本人から、当該方法に従って、開示等の求めが行われるようにするものとする。
2 センターは、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができるものとする。この場合において、センターは、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
3 開示等の求めは、個人情報保護法施行令第8条に規定するところにより、代理人によってすることができるものとする。
4 センターは、前3項の規定に基づき開示等の求めに応じる手続を別に定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮するものとする。

(手数料)
第19条 センターは、第13条第2項の規定による利用目的の通知又は第14条第1項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができるものとする。
2 センターは、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料を理事長が別に定めるものとする。

(センターによる苦情の処理)
第20条 センターは、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
2 センターは、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。
3 センターは、個人情報の取扱い(次項に規定するものを除く。)に関する苦情を受けた場合には、遅滞なく、埼玉県のセンター所管課に報告するものとする。
4 センターは、個人情報の取扱い(第14条、第15条及び第16条の規定に係るものに限る。)に関する苦情を受けた場合には、埼玉県のセンター所管課に対し助言を求めるものとする。

(委任)
第21条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

附 則
1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。
2 この規程の施行に伴う経過措置については、個人情報保護法附則第2条から第5条までの規定の例による。