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会議室







さまざまな目的に応じてご利用いただける大小会議室群。会議の演出に欠かせないAV機器等も取り揃えてございます。各会議をはじめ研修会、講演会など幅広くご利用いただけます。

ソニックシティビル 5~9F



施設概要
施設利用規約
お申込みについて
利用料金
図面一覧

5F 501会議室 62m2(33席)×1室
502会議室 44m2(18席)×1室
6F 602・603会議室 154m2(90席)×2室
601・604会議室 133m2(78席)×2室
7F 701会議室 109m2(24席)
702~708会議室 76m2(36・45席)×7室
8F 802~809会議室 76m2(45席)×8室
801会議室 44m2(12席)
9F 906会議室 164m2(102席)
905会議室 113m2(66席)
901~904会議室 76m2(45・48席)×4室
施設利用規約

目 的

第一条 この規約は、ソニックシティ貸出施設の指定管理者である公益財団法人埼玉県産業文化センター(以下「当財団」という)が管理・運営する施設・設備・備品(以下「各施設」という)を、円滑かつ適正に利用していただくために必要な事項を定めたものです。


利用申請・利用申込み

第二条 施設を利用しようとする方(以下「利用者」という)は、別に定める「埼玉県産業文化センター利用申請書」、「大宮ソニック市民ホール利用許可申請書」、「ソニックシティ展示場・会議室利用申込書」(以下「申請書」という)を当財団に提出することにより、利用許可又は利用承認を受けていただきます。

2 利用者には、申請時に当財団が求めた場合は、以下の書類を提出していただきます。
(1)登記簿謄本の写し。
(2)他会場での利用実績と、その時のプログラム(利用計画書)。
(3)利用者が個人の場合は、特に、他会場での利用実績や具体的な利用計画書。

3 申請は、原則として各施設の利用者が直接、主催者として行っていただきます。


申請書の審査及び受理

第三条 当財団は、申請書を審査し、その内容が次条に定める「利用の制限」に該当すると認められる場合は、申請書を受理しません。

2 申請書の内容が、次条に該当しないと認めるときは、申請を受理し、申請書控えと振込依頼書(請求書)を利用者に発行いたします。

3 第八条に定める利用許可書、又は利用承認書の発行により、施設の利用が確定します。


利用の制限

第四条 当財団は、利用の内容が次の各号に該当する場合、各施設の利用を許可・承認することができません。
(1)公の秩序、又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められるとき。
(2)集団的に、又は常習的に反社会的行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき。
(3)法律、条例、規則、管理要領及びこの規約等に反するとき。
(4)各施設などを損傷・滅失するおそれがあるとき。
(5)申請書に虚偽の記載があるとき。
(6)各施設の他の利用者に不都合や支障が生じるおそれがあると認められるとき。
(7)その他、各施設の管理・運営上支障があると認められるとき。


施設の利用料金及び利用時間

第五条 施設の利用料金及び利用時間は、別に定める各施設の「利用料金表」のとおりです。


施設利用料金の納入

第六条 
(1)現金又は振込依頼書(請求書)による銀行振込で、納入期限内にお支払いください。
(2)施設利用料の納入期限は、振込依頼書(請求書)発行から15日後です。
(3)既納の利用料金は、原則として還付いたしません。ただし、施設の管理上特に必要があるため、利用の許可・承認を取り消した場合はこの限りではありません。


利用の変更及び取消

第七条 利用の日時、目的、内容等を変更し、又は利用を取り消そうとするときは、所定の届け出をし、当財団の許可・承認を受けていただきます。なお、変更の内容によっては、これを認めない場合があります。


利用の許可・承認

第八条 大ホール、小ホール、国際会議室、大宮ソニック市民ホール、展示場については、利用料金を全額納入していただき、当財団職員との利用打合せ及び関係官庁への届出が終了し、利用が円滑に実施されることを確認した後、利用許可書又は利用承認書を交付いたします。

2 会議室については、利用料金を全額納入していただき、当財団が納入を確認できた時点で、利用承認とさせていただきます。

3 当財団の利用許可書・承認書の発行により、各施設の利用が確定したことになります。利用期間中、提示を求めることがありますので、各施設の利用終了まで保管してください。


利用許可・利用承認の取消・制限

第九条 ご利用内容が次のいずれかに該当するときは、利用許可又は利用承認を取り消し、もしくは利用中止の措置を取ることがあります。
(1)各施設の利用権を第三者に譲渡、転貸、売買したとき。
(2)公の秩序、又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められるとき。
(3)集団的に、又は常習的に反社会的行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき。
(4)法律、条例、規則、管理要領及びこの規約等に反したとき。
(5)各施設などを損傷・滅失するおそれがあるとき。
(6)申請書の虚偽の記載が判明したとき、又は利用を許可・承認した目的・内容と異なる目的・内容で利用しようとするとき。
(7)当財団や関係官庁への届け出書類に不備があるとき。
(8)当財団職員の指示に従わなかったとき及び、施設管理上支障があると認められるとき。
(9)所定の期日までに利用料金を納入していないとき。


禁止事項

第十条 当財団は、施設内及び敷地内での下記の行為を禁止します。
(1)利用許可・承認を受けていない施設への立ち入り。
(2)火気・危険物・動物・その他施設管理上不適切であると認められる物品の持込み。
(3)暴れる、物を投げる、飛び跳ねる、観客の頭上に飛び込む、客席から身を乗り出すなどの危険な行為。
(4)大ホール2階席最前列における前号の行為、及び身体落下の危険につながる、これらに準ずる行為。また、1階席へ物を落下させること。
(5)指定場所以外での喫煙、飲食。
(6)避難口及び避難通路の閉鎖。
(7)各施設を破損または汚損する行為。
(8)騒音、悪臭、振動を発する行為。
(9)ゴミ及び持込み物の放置。
(10)指定車輌以外での搬入出。


利用者の義務

第十一条 前条の禁止事項を遵守し、来場者に対して徹底すること。

2 利用者は、必要な業務を適切に遂行できる地位にある方を「会場責任者」として選任すること。会場責任者は、利用時間内は施設に常駐(所在を明確に)し、利用施設及び催事全般について適切な管理を行うこと。

3 通常の警備・人員整理についてだけでなく、災害・緊急事態発生時に備えて来場者の避難、誘導、緊急連絡、応急処置などについて、綿密な計画を立てるとともに当日の係員に徹底すること。
(1)災害や事故などに備え、開場前に避難口・避難誘導方法・消火器の位置などをあらかじめ確認すること。
(2)災害発生の際、利用者は当財団職員と連携して、来場者の避難誘導を行うこと。
(3)利用者は、利用時間内の利用施設の管理、来場者の整理・案内、盗難・火災・事故の防止、急病・けが人発生時の対応等に対して、放送設備の利用など必要な対策を講じ、適切に対応すること。また、利用施設につながる場所においても、利用者の責任で来場者の整理・案内、急病・けが人発生時の対応を行うこと。
(4)多数の来場者があるとき、及び催事の内容により必要がある時は、利用者が警備会社等への委託又は警備担当者を配置し、事故・盗難等の防止をすること。
(5)利用時間内に利用施設内において発生した事故等については、利用者・催事関係者のみならず来場者の行為に起因する事であっても、すべて利用者側で責任を負うこと。
(6)万一に備え、利用者は必要に応じて適切な保険に加入すること。

4 利用者は、当財団職員の指示に従うこと。

5 利用者は、利用を終了したときは、速やかに原状に戻すこと。


賠償及び免責

第十二条 各施設の管理・運営等において、利用者及びその関係業者や来場者に起因する損害が発生したときは、利用者にその損害額を賠償していただきます。

2 利用者が、この規約に記載されている事項及び施設利用等に関する当財団との打合せに違反し、損害が発生した場合も、前項と同様に損害額を賠償していただきます。

3 施設の利用に伴う人身事故及び物品・展示品等の盗難・破損事故などの全ての事故について、当財団に重大な過失が無い限り、当財団は一切の責任を負いません。

4 利用許可又は承認の取消し、もしくは利用中止の措置により、利用者及びその関係業者や来場者に損害が生じる場合があっても、当財団はその責任を負いません。


管理責任

第十三条 利用者は、施設内の秩序を乱し、もしくは他の来場者に迷惑を及ぼし、又はこれらのおそれのある者の入場を防止してください。また、これらの行為を行った者を退去させてください。

2 エレベーター・階段・ドア・机・いす等、その取り扱いに特別な資格を要さない設備・備品の利用に際しては、利用者は催事関係者及び来場者が適切に利用するよう、運用・管理を行ってください。


職員の立ち入り

第十四条 施設管理上必要があると認められるときは、当財団職員及び当財団関係者がご利用会場に立ち入らせていただきます。

お申し込み

1 受付開始

ご利用日の6か月前の月の初日(1月のみ4日から)大・小ホール、国際会議室、展示場と同時利用する場合は、6か月前でもその申込みと同時に受付いたします。
(受付開始日午前9時までにご来館の方で、利用希望日が重複する場合は抽選をいたします。)
ただし、当該日が、土・休日のときは、平日の翌営業日になります。


2 受付時間

午前9時から午後7時まで
休館日を除きソニックシティ利用受付窓口
(公益財団法人埼玉県産業文化センター事務室・ビル5F)で受付いたします。


3 申込方法

直接窓口にお越しいただくか、もしくは所定の用紙によりFAXでお申込みください。ただし、初回受付は原則としてご来館申請となります。
附属設備や飲食などのケータリングサービス、その他の付帯サービス(看板、生花等)も併せてお申込みください。

○電話での仮予約
・電話で仮予約ができます。(ただし、受付開始初日のみ午後1時からとなります)
・仮予約できる期間は申込日を含めて10日間です。
10日を過ぎてお申込みのない場合はキャンセル扱いとさせていただきます。なお、FAXによるお申込みは、必ず仮予約後にお願いします。
○申込時のご注意
・利用時間には、催し物の準備・撤去の作業時間を含みますので、余裕をもってご予約ください。

▼お申込書:用紙を印刷しご利用下さい。
(注意:PDFファイルです。 ご覧になるには、ご使用のパソコンに閲覧ソフトウェアの「Adobe Reader(無料)」がインストールされている必要があります。

4 利用時間

午前/9:00~12:00
午後/13:00~17:00
夜間/17:30~21:30
1日/9:00~21:30
*準備・後片付けの時間も利用時間に含まれます。
*連続して利用できる期間は、原則として5日間です。


5 休館日

12月29日から翌年1月3日まで、2月第2日曜日及びその翌日並びに8月第1日曜日及びその翌日。なお設備点検等のため臨時に休館することがあります。


利用料金の納入

○施設の使用料は、原則としてお申込みの際に全額を現金でお支払いください。
○請求書をご希望の場合は、お渡しする振込依頼書により納入期限までにご入金ください。
○附属設備使用料・超過料金等は当日ご精算ください。
(附属設備使用料を事前にお支払いいただいた場合、取消等があってもお返しできません。)

申出事項

次のいずれかに該当する場合は、事前に申し出てください。
○器物の搬入、搬出をする場合。
○電気を使用する器具をお持込みになる場合。
○会議、講演、研修以外の目的でご利用になる場合。
特別な設備または、特殊レイアウトをされる場合などは、必ず事前に打合せをお願いします。

ケータリングサービス

飲食のお申込みについては、指定業者・三国フーズ(株)(TEL 048-647-4004)またはパレスホテル大宮(TEL 048-647-3300)までご注文ください。
*会議室内へ外部からの飲食の持込みは、お断りしております。

ご利用当日

ご利用日の2週間前までに打合せをお願いいたします。

1 鍵の受渡し

お申込みになった責任者の方は、当日部屋の鍵を5F・利用受付(財団事務室)までお受取りにお越しください。鍵をお渡しできる時刻は、ご利用時間帯の10分前からとなります。ご利用後は鍵を閉めて受付までお持ちください。返却時をもってご利用終了時刻とさせていただきます。

2 利用の延長

ご利用時間はお守りください。万一延長されたいときは、次の利用者に支障のない場合に限りご利用できます。ただし、ご利用日当日以外のお申込み及び夜間の延長はできません。

3 茶器

茶器が必要な場合は、事前にお申出ください。なお、お茶の葉は、お客様がご用意ください。

4 電話の取次ぎ

電話を取り次がないでほしいときや複数の施設をご利用の場合で、取次窓口があるようなときは、あらかじめ受付窓口にお知らせ願います。なお、各室への伝言取次はいたしませんのでご了承ください。

5 受付・案内

各階とも、エレベーターホール・ロビー・通路に受付用のテーブル等は設置できません。利用会場内に、場所を確保して下さい。(テーブル・イスを増やすことはできませんのでご了承ください。)
また、各部屋に常設されている案内板は、エレベーターホール及びロビーに設置できません。各部屋の出入口付近の通路に置いてください。

利用の変更・取消について

ご利用についての変更・取消などがある場合は、すみやかに連絡いただくとともに、直接窓口にご来館いただくかFAXで、所定の手続きをとってください。

1 利用の変更

変更は利用日の30日前までに手続きをお願いします。それ以降の変更については、納めていただいた当初の利用日の使用料はお返しできません。利用日や利用施設の変更は、1回限りにお願いします。ただし、変更先については、当初の利用日の前後30日までの期間内とし、再度の変更はできません。これ以外の変更は取消扱いになります。

変更日 30日前まで 29日前 ~ 当日
取消料 無料 施設利用料100%

2 利用の取消

(取消日:利用当日の前日から起算してさかのぼって)

変更日 90日前まで 89日前 ~ 30日前 29日前 ~ 当日
取消料 無料 施設利用料の30% 施設利用料100%

施設利用料
平成26年4月1日現在
施設名 基本形式 面積
m2(坪)
時間帯別利用料金(円)
形式 定員
(口型)
9:00~
12:00
13:00~
17:00
17:30~
21:30
1日
(9:00~21:30)
超 過
1時間
5F 501 学校形式
(口型)
33 (30) 62 (18.7) 7,810 10,690 8,640 23,860 3,210
502 島型 18 44 (13.3) 5,810 7,820 6,400 17,380 2,370
6F 601 学校形式
(口型)
78(48) 133(40.3) 14,910 20,260 16,550 45,150 6,040
602
603
90(54) 154(46.6) 16,860 22,830 18,510 50,810 6,760
604 78(48) 133(40.3) 14,910 20,260 16,550 45,150 6,040
7F 701 学校形式
(口型)
24(24) 109(33.0) 14,290 19,230 15,630 42,780 5,680
702~
708
45(36) 76(23.0) 9,870 13,370 10,900 29,820 4,030
8F 801 船形(固定) 12 44(13.3) 5,810 7,820 6,400 17,380 2,370
802~
809
学校形式
(口型)
45(36) 76(23.0) 9,870 13,370 10,900 29,820 4,030
9F 901 学校形式
(口型)
48(36) 76 (23.0) 9,870 13,370 10,900 29,820 4,030
902~
904
45(36)
905 66(42) 113(34.2) 12,440 16,760 13,670 37,330 4,970
906 102(54) 164(49.6) 18,100 24,470 19,850 54,410 7,240
附属設備利用料
平成26年4月1日現在(単位:円)
品名 規格等 数量 単価
拡声装置 601~604・905・906のみ マイク4本(有線2本・ワイヤレス2本)
マイクスタンド3本、CD・Wカセットデッキ付
- 1,180
電動スクリーン(大) 601~604・905・906 370cm(W)×210cm(H) 920
電動スクリーン(小) 502 ・801  170cm(W)×165cm(H) 690
501 ・702 ~708 ・802 ~809・901 ~904  210cm(W)×195cm(H)
移動式スクリーン 180cm(W)×180cm(H) 5 690
ビデオプロジェクター パナソニック/PT-VW535NJ(5000lm)DVD・S-VHSデッキ付
※PC用RGBケーブル、音声ケーブル、HDMIケーブル付
7 1,760
プラズマモニター 50インチ/BD、VHSデッキ付
※PC用RGBケーブル、音声ケーブル、HDMIケーブル付
※601・602ではワイヤレスマイクとの併用はできません
5 1,760
卓上スポットライト 10 330
レーザーポインター 30 330
パーテーション 三つ折り 180cm(W)×180cm(H) 8 560
電気使用器具持込料 1kWあたり(分電盤から引込む場合のみ) 110
移動式ホワイトボード 各室1(追加は有料 単価110円) 6 無料
講演台 502・801を除く各室 無料
案内板(ホワイトボード仕様) 各室1 ホワイトボード仕様サイズ(フレーム除く)30cm(W)×60cm(H) 無料
ステージ 601~604・905・906のみ 無料

●上記の施設利用料及び附属設備利用料は、消費税を含んでいます。
●附属設備利用料は、時間帯(午前・午後・夜間)ごとの料金です。なお、機器の操作料等は含まれません。
●各室に電気容量6kwの分電盤が設置されています。(有料)
●※インターネット接続及びLANのご利用につきましては、受付窓口までお問合せください。






注意:PDFファイルです。 ご覧になるには、ご使用のパソコンに閲覧ソフトウェアの「Adobe Reader(無料)」がインストールされている必要があります。